VISはボランティア情報をYahoo!ジャパンやsinsai.infoを始め複数のシステムにAPI経由で提供していますが、このボランティア情報は複数の情報ボランティアの手によって収集・管理（共同編集）されています。ここで、当初情報ボランティアに従事していたのが普段からインターネットを活用している学生だったこと（現在は神奈川災害ボランティアネットワーク）、無料で利用できること、そしてプロジェクトメンバ間の情報共有でも既に利用していたことから、ボランティア情報の共同編集作業においてもフェイスブックのグループ機能を採用しました。概要についてはVISのリーダー・藤代さん（@fujisiro）がITmediaに寄稿された記事をご参照ください。
Facebookで情報を共有 学生ボランティアが支えた活動 - ITmedia News
投稿機能を使い、ボランティア情報スレ、情報修正・確認スレ、掲載見送り・削除報告スレ、連絡事項、などを作成。ネットからボランティア情報を見つけると誰かが、一言とURLをコメントとしてボランティア情報スレに書き込み、データベースへの入力作業を行うと、いいね！ボタンを押す、といった具合だ。これだと、いいね！が押されている情報は処理済みだと分かり、重複が避けられる。Facebookを使うことでどの情報がデータベースに入力され、作業がどこまで進んでいるか可視化され、引継ぎもスムーズになった。
私たちは『ボランティア情報を「正確に」「分かり易く」「できるだけ効率的に」お届けする』ために、フェイスブックのグループ機能を利用したボランティア情報の共同編集作業を以下6つの作業単位（ユースケース）に分解し、それぞれワークフローを設計しました。
- 外部からの（ボランティア情報に関する）連絡を受け付ける
- （ボランティア）情報を収集する
- （ボランティア）情報を登録する
- （ボランティア情報の）登録状況を確認する
- 登録情報の品質を管理する
- 登録情報を修正する
これらのうち、「1.外部からの連絡を受け付ける」及び「4.登録状況を確認する」については、早い段階で学生ボランティアによる共同編集作業が終了したこともあり、実践には至りませんでしたが、残りの4つのワークフローについては、実践で鍛えられたものとなっています。以下にユースケース図、ワークフロー図、及び機能をまとめたクラス図を掲載しておきますので、「ネット上のサービスを利用した、離れた場所に居る人たちによる共同作業」ご検討の際にでもご活用ください。ワークフロー図では、どのタイミングでどのような機能を利用していたのかがわかるようにしていますが、不明な点などあればお気軽にご連絡ください。
(1) ユースケース図
(2) ワークフロー図
(3) クラス図
先週参加したネットスクエアード東京ミーティングでお聞きしたのですが、sinsai.infoではプロジェクトメンバ間の情報共有にはYammerを、共同編集作業のための情報共有にはLingrを、それぞれ利用しているようです。